Архив – это важное учреждение, хранящее историческую память и национальное наследие народа. В нем собраны документы, отражающие развитие государства и общества, исторические данные, фотографии, карты и другие ценные материалы.
Сегодня стремительное развитие цифровых технологий открывает новые возможности и для архивного дела. В результате формирование, хранение и использование цифровых документов стали одним из основных направлений архивной отрасли.
Цифровой документ – это документ, созданный в электронном формате либо электронная копия, подготовленная путем оцифровки. Такие документы хранятся в специализированных информационных системах, их подлинность и целостность обеспечиваются в соответствии с техническими и правовыми требованиями. Для архивов это эффективный способ долгосрочного хранения документов, усиления их сохранности и повышения доступности для пользователей.
Сегодня многие архивы проводят поэтапную оцифровку бумажных документов. Главная цель этого процесса – сохранить содержание документов, которые со временем могут прийти в негодность. Редкие рукописи, исторические письма, фотографии и карты сканируются с высоким качеством и включаются в электронный фонд. Благодаря этому снижается необходимость частого использования подлинников, что продлевает срок их физической сохранности.
Еще одно важное преимущество цифровых архивов – повышение доступности информации. Раньше исследователям и гражданам для ознакомления с нужным документом приходилось специально ездить в архив и тратить много времени на поиски. Сегодня многие архивные учреждения, развивая электронные каталоги и цифровые фонды, упрощают поиск и просмотр документов. Это повышает эффективность научных исследований и облегчает использование архивных услуг гражданами.
Кроме того, цифровые документы способствуют оптимизации работы архивных учреждений. Электронный документооборот позволяет автоматизировать процессы приема, регистрации, учета и хранения документов. В результате экономится время сотрудников, повышается качество работы с документами. Это важный шаг, соответствующий современным требованиям управления архивным делом.
Однако формирование цифрового архива – ответственная и сложная работа. Для долгосрочного хранения электронных документов требуются надежные серверы, резервные копии, файловые форматы, соответствующие международным стандартам, и системы информационной безопасности. Кроме того, соблюдение требований кибербезопасности, защита от несанкционированного доступа и обеспечение целостности данных являются одними из важных задач архивных учреждений.
Цифровая грамотность архивных работников также приобретает особое значение. Работа с современными программами, описание электронных документов, правильное внесение метаданных и владение технологиями цифрового хранения стали неотъемлемой частью профессиональной квалификации. Поэтому наряду с внедрением новых технологий в архивной сфере актуальным остается и вопрос систематического повышения квалификации специалистов.
В рамках указанных программ начата реализация множества проектов, и одним из уникальных из них является масштабная работа по созданию и внедрению информационной системы «Единый электронный архив документов» (далее – ИС «ЕЭАД») в деятельности архивной отрасли и других государственных учреждений. Работы по внедрению основной ИС «ЕЭАД» начались с 2019-2020 годов, и сегодня Казахстан перешел на новый этап развития архивного дела. На высоком уровне ведутся работы по переводу в цифровой формат архивных документов Национальных архивов и архивов организаций, созданию научно-справочной информации и автоматизированной базы данных архивных фондов, обеспечению долгосрочного хранения без потери качества информации. ИС «ЕЭАД» способствует избавлению от бумажной волокиты между архивными учреждениями и другими государственными и негосударственными учреждениями в нашей стране, автоматизации работы отдельных сотрудников и обеспечению онлайн-контроля отчетности перед руководством на требуемом уровне. В дальнейшем, чтобы дублирование работ государственных программ не повторялось, начата работа по сокращению числа государственных программ, обобщению работы практически всех из них в ИС «ЕЭАД» и объединению всего в единую программу.
На сегодняшний день государственный архив Шуского района внес в ИС «ЕЭАД» описи документов в количестве 123 021 единиц хранения по 427 фондам. В целях реализации государственной программы Республики Казахстан «Цифровой Казахстан» были начаты работы по переводу хранящихся в архиве документов в электронно-цифровой вид. В соответствии с годовыми планами, с 2013 года по сегодняшний день для внесения в электронную базу данных отсканировано 1 820 367 листов из 21 669 единиц хранения по 58 фондам, в ИС «ЕЭАД» внесено 291 018 листов из 4 465 единиц хранения. Также по 2 фондам составлено 4 169 тематических карточек, продолжается работа по внесению 400 из них в ИС «ЕЭАД». Для этих работ выделены специальные скоростные сканеры, работа ведется системно. Это означает, что в будущем все архивные документы будут храниться в цифровом формате.
Что касается того, как физические и юридические лица могут использовать ИС «ЕЭАД»: если вам необходимо получить из архива или архива государственных учреждений сведения о трудовом стаже, расчетные показатели, выписки, копии из документов или любую другую необходимую информацию, а также, например, при написании книг, публикации статей в журналах и газетах на основе архивных документов, у вас будет возможность зайти в онлайн-читальный зал архива и получить информацию из необходимых несекретных документов. Для этого достаточно, находясь дома или в любом пункте самообслуживания, ЦОНе, на компьютере, подключенном к интернету, через браузер подать заявку на порталах по адресам https://e-archive.gov.kz, www.egov.kz и получить доступ к нужным сведениям.
Таким образом, цифровые документы придают новый импульс развитию архивной отрасли и формируют новые возможности для сохранения исторического и культурного наследия. Они не только обеспечивают сохранность документов, но и расширяют доступ общества к исторической информации, повышают эффективность архивной деятельности и позволяют передать будущему поколению ценные данные в полном и надежном виде. Развитие цифровых архивов – это современное и стратегически важное направление сохранения прошлого и передачи его в будущее.
Г. СЕКСЕМБАЕВА,
архивист КГУ
«Государственный архив Шуского района».
