Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2020 жылғы 29 мамыр № 159 бұйрығымен бекітілген «Архивтік анықтамалар, архивтік үзінділер беру» мемлекеттік қызметті көрсету қағидалары негізінде, архивтік анықтама беру қызметі тікелей мемлекеттік архив пен «Үкімет азаматтар үшін» мемлекеттік корпорациясы ұлттық акционерлік қоғамы, сондай-ақ «электрондық үкімет» www egov kz веб порталы арқылы жүргізіледі. Көбіне азаматтар еңбек өтілі мен еңбекақысының мөлшерін, мемлекеттік және зейнетақы жарналары мен әлеуметтік аударымдарды, отбасы құрамы, азаматтық хал-жағдайы актілері, мүліктік құқықтарды растауға, аудан, қала, облыс атауларын өзгертуге байланысты сұрау салып жатады. Архивтік анықтамалар, архивтік үзінділер және архивтік көшірмелерді алу, өтініштің (сауалдың) мемлекеттік архивке тіркелген күннен бастап 11 жұмыс күн ішінде ұсынылады. Архивтік анықтамаларды беруде кейбір қиыншылықтар да туындап жатады. Мысалға, азаматтардың өтініштерінде қай мекемеде жұмыс атқарғаны және қай мезгіл аралығын көрсетуді ұмыт қалдырады. Бұл дегеніміз – архивтік анықтамаларды беруден бас тарту болып табылады.
Архивтік анықтама – азаматтардың әлеуметтік-құқықтық өмірінде айрықша маңызға ие ресми құжат. Ол еңбек өтілін растау, жалақы мөлшерін нақтылау, оқу немесе қызметтік кезеңдерді айқындау сияқты қажеттіліктерде кеңінен қолданылады. Уақыт алға озған сайын бұл қызмет те жаңарып, халыққа қолжетімді, жедел әрі ыңғайлы форматқа көшіп келеді.
Цифрлық қызметтердің тағы бір тиімді түрі – Е-өтініш ақпараттық жүйесі. Бұл платформа азамат пен мемлекеттік орган арасындағы тікелей байланысты қамтамасыз етеді. Пайдаланушы жүйеге кіріп, «Жаңа өтініш» бөлімін таңдайды да, қажетті архив мекемесін көрсетіп, өтініш мәтінін толтырады. Барлық мәліметтер ЭЦҚ арқылы расталып, тиісті мекемеге жолданады. Қарау нәтижесі дайын болған кезде жауап электронды түрде ұсынылады.
Сонымен қатар дәстүрлі қағаз түріндегі өтініш беру тәсілі де өз маңызын жоғалтқан жоқ. Интернет мүмкіндігі шектеулі азаматтар архивтік анықтаманы пошта арқылы сұрата алады. Бұл жағдайда өтініш еркін түрде жазылып, қажетті деректер толық көрсетіледі де, тиісті архив мекенжайына жолданады. Архив қызметкерлері құжаттарды мұқият қарап, қордағы мәліметтер негізінде анықтаманы дайындайды және оны азаматтың мекенжайына қайта жолдайды.
Архив саласындағы бұл көп арналы жүйе – уақыт талабының көрінісі. Бір жағынан цифрлық технологиялар мемлекеттік қызметтерді жылдам әрі тиімді етсе, екінші жағынан дәстүрлі тәсілдер де халықтың барлық санатына қолжетімділікті сақтап отыр. Осылайша архивтік қызмет қоғаммен бірге дамып, өзектілігін жоғалтпай келеді.
Қорытындылай айтқанда, архивтік анықтама беру жүйесі – заманауи технология мен дәстүрлі қызметтің үйлескен үлгісі. Бұл – азаматтардың құқықтық қажеттілігін қамтамасыз етумен қатар, мемлекеттік қызмет сапасын жаңа деңгейге көтеріп отырған маңызды бағыт.
Д.Оспанова,
«Шу ауданының мелекеттік архиві» КММ архивисі.
