Архив – халықтың тарихи жады мен ұлттық мұрасын сақтайтын маңызды мекеме. Онда мемлекет пен қоғамның дамуын көрсететін құжаттар, тарихи деректер, фотосуреттер, карталар және басқа да құнды материалдар жинақталады. Қазіргі таңда цифрлық технологиялардың қарқынды дамуы архив ісіне де жаңа мүмкіндіктер ашып отыр. Соның нәтижесінде цифрлық құжаттарды қалыптастыру, сақтау және пайдалану архив саласының негізгі бағыттарының біріне айналды.
Цифрлық құжат – электрондық форматта жасалған немесе цифрландыру арқылы электрондық нұсқасы дайындалған құжат. Мұндай құжаттар арнайы ақпараттық жүйелерде сақталып, олардың түп нұсқалығы мен тұтастығы техникалық және құқықтық талаптарға сәйкес қамтамасыз етіледі. Архивтер үшін бұл – құжаттарды ұзақ мерзімге сақтаудың, олардың сақталуын күшейтудің және пайдаланушыларға қол жетімділігін арттырудың тиімді жолы.
Бүгінде көптеген архивтер қағаз құжаттарды кезең-кезеңімен цифрландыру жұмыстарын жүргізіп келеді. Бұл үдерістің басты мақсаты – уақыт өте келе тозуы мүмкін құжаттардың мазмұнын сақтап қалу. Сирек кездесетін қолжазбалар, тарихи хаттар, фото суреттер мен карталар жоғары сапада сканерленіп, электрондық қорға енгізіледі. Соның арқасында түпнұсқа құжаттарды жиі пайдаланудың қажеттілігі азайып, олардың физикалық сақталу мерзімі ұзартылады.
Цифрлық архивтердің тағы бір маңызды артықшылығы – ақпаратқа қолжетімділіктің артуы. Бұрын зерттеушілер мен азаматтар қажетті құжатты көру үшін архивке арнайы барып, ұзақ уақыт іздеуге мәжбүр болатын. Қазіргі таңда көптеген архив мекемелері электрондық каталогтар мен цифрлық қорларды дамыту арқылы құжаттарды іздеу және қарау мүмкіндігін жеңілдетіп келеді. Бұл ғылыми зерттеулердің тиімділігін арттырып, азаматтардың архив қызметтерін пайдалануын жеңілдетеді.
Сонымен қатар цифрлық құжаттар архив мекемелерінің жұмысын оңтайландыруға ықпал етеді. Электрондық құжат айналымы құжаттарды қабылдау, тіркеу, есепке алу және сақтау үдерістерін автоматтандыруға мүмкіндік береді. Нәтижесінде қызметкерлердің уақыты үнемделіп, құжаттармен жұмыс істеу сапасы артады. Бұл архив ісін басқарудың заманауи талаптарына сәйкес келетін маңызды қадам болып саналады.
Дегенмен цифрлық архивті қалыптастыру жауапты әрі күрделі жұмыс. Электрондық құжаттарды ұзақ мерзімге сақтау үшін сенімді серверлер, резервтік көшірмелер, халықаралық стандарттарға сәйкес файл пішімдері және ақпараттық қауіпсіздік жүйелері қажет. Сонымен қатар кибер қауіпсіздік талаптарын сақтау, рұқсатсыз қол жеткізуден қорғау және деректердің тұтастығын қамтамасыз ету архив мекемелерінің маңызды міндеттерінің бірі.
Архив қызметкерлерінің цифрлық сауаттылығы да ерекше маңызға ие. Заманауи бағдарламалармен жұмыс істеу, электрондық құжаттарды сипаттау, мета деректерді дұрыс енгізу және цифрлық сақтау технологияларын меңгеру кәсіби біліктіліктің ажырамас бөлігіне айналды. Сондықтан архив саласында жаңа технологияларды енгізумен қатар мамандардың біліктілігін жүйелі түрде арттыру да өзекті мәселе болып отыр.
Осы аталған бағдарламалар шеңберінде көптеген жобалар қолға алынып, соның бірегейі архив саласы мен басқада мемлекеттік мекемелер қызметінде “Құжаттардың бірыңғай электрондық архиві” ақпараттық жүйесін (бұдан әрі «ҚБЭА» АЖ) құру және қолданысқа енгізу бойынша атқарылып жатқан жұмыстар өте ауқымды, негізгі «ҚБЭА» АЖ қолданысқа енгізу жұмыстары 2019-2020 жылдан қолға алынып, бүгінде Қазақстан архив ісін дамытудың жаңа кезеңіне көшкен. Ұлттық архивтер мен ұйым архивтерінің архивтік құжаттарын сандық форматқа аудару, ғылыми-анықтамалық ақпарат пен архив қорларының автоматтандырылған дерекқоры құрылып, ақпарат сапасын жоғалтпай ұзақ уақыт сақтауды қамтамасыз ету жұмыстары жоғарғы қарқында жүргізілуде, «ҚБЭА» АЖ-сі мемлекетіміздегі архив мекемелері және басқа да мемлекеттік, мемлекеттік емес мекемелер арасындағы қағазбастылықтан арылтуға, жекелеген қызметкерлердің жұмыстарын автоматтандыруға және есептілікті басшылыққа талапты деңгейде онлайн бақылауға қол жеткізуге ықпалын тигізеді, алдағы уақытта мемлекетіміздегі мемлекеттік бағдарламалардың бірінің жұмысын бірі қайталап тұрмас үшін, мемлекеттік бағдарламалар санын шектеп, барлығының дерлік жұмыстарын «ҚБЭА» АЖ-не жиынтық жасап, барлығын бір бағдарламаға тоғыстыру қолға алынған.
Шу ауданының мемлекеттік архиві бүгінгі таңда, 427 қордағы 123021 сақтау бірлікті құжаттардың тізімдемелерін «ҚБЭА» АЖ-не енгізді. Қазақстан Республикасының «Цифрлық Қазақстан» мемлекеттік бағдарламасын жүзеге асыру мақсатында архивте сақтаудағы құжаттарды электронды – сандық түрге көшіру жұмыстары қолға алынып, жылдық жоспарларға сәйкес 2013 жылдан бастап бүгінгі таңда, электронды деректер базасына енгізу үшін, жалпы 58 қордағы 21669 сақтау бірліктің 1820367 парақтары сканерден өткізіліп, ҚБЭА АЖ-ге 4465 сақтау бірлігінің 291018 парағы енгізілді, сонымен қатар 2 қорда 4169 тақырыптық карточка жасалып, оның 400 тақырыптық карточкасы «ҚБЭА» АЖ-не енгізу жұмыстары жалғасын табуда. Бұл жұмыстарға арнайы жылдам өткізетін сканерлер беріліп, жұмыс жүйелі түрде жүргізіліп жатыр. Бұл дегеніміз, алдағы уақытта барлық архив құжаттары цифрлық форматта сақталады деген сөз.
«ҚБЭА» АЖ-і қарапайым жеке тұлғалар және заңды тұлғалар қандай мәнде қолдана алады, егерде сізге архив немесе мемлекеттік мекемелер архивінен еңбек өтілі, айлық есептік көрсеткіштерін, яки құжаттардан үзінді, көшірме, қандайда бір өзіңізге қажетті ақпараттар алу керек болған жағдайда немесе архивтік құжаттардан кітап жазуда, журналдарға, газетке мақала жариялауда архивтің онлайн оқу залына өтіп керекті құпия емес құжаттардан мәліметтер алу мүмкіндіктері болады, бар болғаны үйіңізде отырып немесе кез келген өзіне-өзі қызмет көрсету бұрышында, ХҚКО-да интернет желісіне қосылған компьютердің браузеріне мына мекенжайлар арқылы https://e-archive.gov.kz, www.egov.kz порталдарында өтініш тастап, қажетті мәліметтерге қол жеткізе аласыздар.
Қорыта айтқанда, цифрлық құжаттар архив саласының дамуына тың серпін беріп, тарихи және мәдени мұраны сақтаудың жаңа мүмкіндіктерін қалыптастыруда. Олар құжаттардың сақталуын қамтамасыз етіп қана қоймай, қоғамның тарихи ақпаратқа қолжетімділігін кеңейтеді, архив қызметінің тиімділігін арттырады және болашақ ұрпаққа құнды деректерді толық әрі сенімді жеткізуге мүмкіндік береді. Цифрлық архивтерді дамыту – өткенді сақтау мен болашаққа жеткізудің заманауи әрі стратегиялық маңызы бар бағыт.
Г.Сексембаева,
«Шу ауданының мемлекеттік архиві»
КММ архивисі.
